MANAJEMEN MENGELOLA KOMUNITAS
Manajemen komunitas itu hakekatnya adalah mengurusi manusia. Jadi kita harus bisa memperlakukan manusia selayaknya manusia atau memanusiakan manusia. Mau nggak mau, kita harus benar-benar memahami seperti apa karakteristik dan kebutuhan manusia itu.
MENEMUKAN KESAMAAN
Komunitas adalah sekumpulan orang yang memiliki kesamaan visi, hobi, atau profesi. Sehingga mereka mau untuk membentuk suatu ikatan. Jadi, kalau ingin masuk dalam komunitas atau ingin membentuk suatu komunitas, menemukan kesamaan adalah hal yang paling penting.
MENDENGAR DAN TERLIBAT
Cara paling penting dalam mengelola komunitas adalah mendengar dan terlibat. Ini adalah hal dasar tetapi justru seringkali dilupakan. Kenyataannya memang tidak banyak orang yang bisa mendengar dengan baik. Kita cenderung melihat sesuatu berdasarkan persepsi, pengalaman atau pengetahuan kita sendiri. Bahkan kadang kita memaksakan agar orang harus menuruti kemauan kita. Padahal orang lain juga punya pendapat, pemikiran, keinginan, dsb. Bagaimana mereka mau mengikuti kita, kalau mereka tidak didengar dan tidak dihargai?
Hasil dari apa yang kita dengar ini bukan tidak punya peranan. Jika kita bisa mendengar dengan baik, kita bisa mendapatkan suatu pemahaman tentang bagaimana persepsi, pemikiran, kebutuhan, kebiasaan orang-orang yang jadi sasaran kita. alhasil, kita bisa merumuskan strategi. Menurut kami, jangan bicara strategi manajemen yang ‘muluk-muluk’ kalau kita belum bisa mendengar dengan baik.
Hal penting lainnya adalah terlibat. Kalau ingin mendapatkan feed back yang baik, ya harus berbaur. Jangan cuma merintah saja, tapi bisa menyentuh kebutuhan dan terlibat dalam kegiatan mereka. komunikasi dan perlakuan yang baik dapat membangun loyalitas.
BERBAGI DAN MELAYANI
Prinsip seluruh anggota komunitas adalah “Berbagi dan Melayani” bukan “Menuntut”, sehingga dari awal ketika seseorang ingin gabung ke komunitas Ibu Profesional, mohon ditanyakan, apa yang bisa anda kontribusikan saat bergabung dengan komunitas kami? Kalau ternyata hanya akan belajar bla,…bla…ingin mendapatkan bla…bla…. Mohon teman-teman amati, merekalah yang kelak akan menjadi sumber permasalahan komunitas berikutnya, karena hanya akan menuntut.
STRUKTUR dan ATURAN KOMUNITAS
Buatlah struktur dan aturan komunitas sesederhana mungkin, karena semakin banyak aturan yang dibuat, biasanya akan jadi indikator bahwa antar anggota komunitas tidak saling percaya.
Di komunitas itu harus ada Pengurus Inti dan para stafnya. Mereka semua harus berperan dengan baik. Berikut adalah Job Description untuk Pengurus Inti Institut Ibu Profesional :
KOORDINATOR KOTA
· Mengkoordinasikan seluruh aktivitas Ibu Profesional di wilayah kotanya masing-masing, baik aktivitas online maupun offline.
· Merencanakan kegiatan kota.
· Menjalankan fungsi observasi, mengamati potensi yang ada di wilayah masing-masing.
· Menjalin jejaring IIP dengan pihak-pihak yang mendukung pengembangan IIP, seperti dengan team media, komunitas sejenis atau bidang-bidang yang dibutuhkan oleh IIP wilayahnya.
· Menyusun strategi kaderisasi.
· Membuat rancangan kegiatan untuk pengembangan pengurus, bisa sesuai kebutuhan pengurus atau penguatan bonding.
Koordinator Kota ini boleh menunjukkan diri atau dipilih secara demokratis oleh seluruh pengurus IIP Kota/member. Koordinator Kota setiap kota cukup 1 orang saja.
Koordinator Kota sebagai leader IIP di wilayahnya, haruslah dibantu oleh beberapa Pengurus Inti lain, yaitu :
SEKRETARIS KOTA
· Menjalankan fungsi kesekretariatan ( surat menyurat, database, dll).
· Membantu Koordinator Kota dalam teknis pelaksaan program kota. Misalnya untuk program pengenalan matrikulasi ke foundation, sekretaris membuat jadwal perkenalan dari member (lulusan matrikulasi) ke whatsapp grup foundation.
· Pusat informasi kota dari divisi online dan offline.
· Berkoordinasi dengan Manager Keuangan, Manager Offline dan Manager Online, dibawah komando dan pengawasan Koordinator Kota.
MANAGER KEUANGAN
· Mengelola sumber pendapatan keuangan kota.
· Membuat Rencana Anggaran Belanja Komunitas ( RABK).
· Mengeluarkan pos-pos pengeluaran sesuai dengan plafon yg ada di RABK.
· Mempertanggungjawabkan dan melaporkan penggunaan uang komunitas.
· Menerima / menolak pengajuan usulan pendanaan dari bendahara event/sejuta cinta setiap kota.
· Berkoordinasi dengan KIPMA akan mengkoordinir kegiatan unit usaha masing-masing (misal, unit usaha crafting, unit usaha toko buku IIP, unit usaha percetakan, unit usaha fashion, unit usaha daycare, dll) dengan dibantu ketua unit dan kemudian melaporkan progress usahanya kepada Koordinator Kota.
MANAGER ONLINE
· Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap jalannya unit-unit kegiatan online di IIP Kota.
· Dibantu oleh : Admin WA, Admin FB grup, Admin Web, dll (peran ini boleh dirangkap, boleh dipisah).
MANAGER OFFLINE
· Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap Ketua Rumbel dan jalannya unit-unit kegiatan offline IIP kota
· Dibantu oleh : ketua unit kegiatan masing-masing (misal : unit kegiatan rumbel, unit kegiatan event, unit kegiatan pelatihan dan workshop, ketua playdate, ketua fieldtrip, dll)
MANAGER TRAINING DAN KOLSULTASI
· Berfungsi sebagai human resource development dan pendampingan. Keberadaanya akan mengkaji tentang upaya peningkatan kualitas para ibu profesional dan masyarakat di luar komunitas IIP, dalam bentuk pendapingan/konsultasi/advokasi.
· Dalam kegiatannya akan berkoordinasi dengan Koordinator Kota dan melaporkan progres kegiatannya kepada team pusat.
DARAH KOMUNITAS
Darah komunitas, adalah unsur yang menentukan mati hidupnya komunitas. Darah Komunitas ini meliputi 2 hal yaitu unsur materi dan non materi. Dari sisi materi biasanya adalah unsur finansial. Sebuah komunitas perlu memiliki “generate income”, sehingga bisa berjiwa merdeka, tidak bergantung pada orang lain. Sedangkan non materi adalah “perjuangan value komunitas”, biasanya hal ini akan membuat para anggota komunitas tetap hidup dengan berbagai macam tantangan.
Selamat Membangun Komunitas.
Salam Ibu Profesional,
/Tim Matrikulasi Ibu Profesional/
Sumber Referensi:
Ainun, Manajemen Organisasi, Jakarta, 2015
Hasil Diskusi Tim Dapur Nasional IIP, 2017
Materi Matrikulasi IIP Batch #4, tentang Manajemen Mengelola Komunitas
0 comments:
Post a Comment