Teknik Pengarsipan

Pada Training for Facilitator Program Matrikulasi Batch #5, Saya dan rekan saya Mba Yusrika Syarif mencoba mengambil bagian untuk mengisi materi Teknik Pengarsipan dikelas Training Fasilitator sebagai narasumber

Teknik Pengarsipan

Disusun dalam rangka Pemberian Materi pada Training For Facilitator Matriculation Institut Ibu Profesional Batch #5* 

A. PENGERTIAN ARSIP

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani kuno archeion yang merupakan perkembangan dari kata arche yang memiliki arti bervariasi, misalnya permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan, kedaulatan, kehakiman, dan kantor. Dari kata tersebut terbentuklah kata jadian archaios yang berarti kuno, archeion yang berarti gedung pemerintah yang selanjutnya melahirkan kata archivum (Latin), archive (Inggris), archief (Belanda) dan dalam bahasa Indonesia menjadi kata arsip.

Menurut Bahasa Belanda yang

dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin, 1985 : 3). 

Pengertian Arsip (Istilah arsip) meliputi 3 pengertian, yaitu :

a. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

b. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.

c. Bahan-bahan yang akan disimpulkan sebagai bahan pengingat.

Pengarsipan sendiri diambil dari kata Arsip yaitu proses, cara, perbuatan mengarsipkan 

B. JENIS-JENIS ARSIP

Berikut akan dijabarkan berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisi, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat, dan berdasarkan fungsinya. 

1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

a. arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll

b. arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll (Baca Arsip Elektonik)

2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya

a. Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek, kwitansi, faktur dll

b. Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga, jumlah barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang tersebut.

c. Personal record,  arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, surat lamaran pekerja, absen pegawai dll

d. Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang, surat pesanan, list harga dll

e. Production record,  arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan atau laporan produksi

3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

a. Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).

b. Instansi Pemerintah/swasta. meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya

a. Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan, memo

b. Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja, surat-surat niaga.

c. Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat penjanjian kerjasama

d. Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi, : surat tanah, surat kepemilikan bangunan dll

e. Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai, laporan keuangan, strategi pemasaran

5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya

a. Arsip dinamis, arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pada umumnya. arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu : arsip aktif, semi inaktif dan inaktif.

b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus oleh organisasi namun dipergunakan untuk kepentingan masayarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunkan sebagai refrensi saja

C. FUNGSI ARSIP

Fungsi Arsip yaitu:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat

2. Sebagai alat bantuan perpustakaan

3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.

4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Sumber: 

1.https://kbbi.web.id/arsip

2.http://www.academia.edu/15049585/PENTINGNYA_MANAJEMEN_SISTEMPENYIMPANAN_ARSIP_Oleh_Melizubaidah_Mahmud

3.Mulyono Sularso, Muhsi, Marimin, 1985. Dasar-dasar kearsipan, Yogyakarta:Liberty

4.Mengelola dan menjaga sistem kearsipan, Sri Endang, DKK.

Resume 

Diskusi WhatsApp "Training for Facilitator Matriculation"

Institut Ibu Profesional Batch #5. 

Sabtu, 2 Desember 2017.  Pukul 20.00-21.00 WIB

Pemateri: 

Dede Rahmadhany

Yusrika Syarif

Notulen: Fatkhiatur Rohmah (Rohmah)

1. Elsy Junilia Hidayat – Lampung

Pertanyaan:

Mengenai teknik pengarsipan, menurut COC dari IIP sebaiknya kita memilih pengarsipan online dengan media apa? Lalu ketika bisa di akses publik, apakah ini dibenarkan? Apa saja yg harus kita perhatikan sebagai kode etik pengarsipan? Terimakasih 😊🙏

Jawaban:

Dalam CoC saya belum menemukan aturan bagaimana Coc mengatur keseragaman penyimpanan secara online harus menggunakan media apa. 

Namun sebagai contoh, Pengarsipan data-data yang didapat dari mengikuti kulwhaps, diswhap atau yang lainnya, yang selanjutnya bisa disimpan dalam media online seperti blog atau social media yaitu salah satunya facebook yang kemungkinan besar akan bisa diakses oleh public.

Kita dapat mengacu kepada poin yang ada didalam CoC tentang:

Publikasi yang bermartabat dan bertanggung jawab

yang tertuang dalam tahap-tahap seperti gambar dibawah/disamping ini.

Jadi dalam pandangan saya sah-sah saja bila dokumen atau data tersebut dapat diakses oleh publik, namun yang perlu diingat bagaimana sikap dan tanggung jawab kita dalam menyebarkan atau mempublikasikan dengan mengacu pada kode etik yang sudah tertuang dalam CoC tersebut. Demikian Bunda Elsy

2. Rina Suhartini – Banyumas Raya

Pertanyaan:

Sebagai sebuah komunitas yang kebanyakan kegiatan dilakukan secara online, Apakah perlu memiliki dan menyimpan arsip dalam bentuk dokumen offline? Terimakasih

Jawaban:

Terimakasih Bunda Rina untuk pertanyaan-nya.

Dimasa teknologi yang sudah maju seperti sekarang, tentu penyimpanan arsip sudah mulai banyak dilakukan dengan media online

Namun untuk komunitas yang berada dalam satu wilayah yang sering juga melakukan kegiatan offline, Saya rasa penyimpanan arsip/dokumen secara  offline pasti juga dibutuhkan.

Seperti contoh bila ada kegiatan berkunjung ke panti asuhan dalam rangka sumbangan bantuan dana. 

Dari Donatur yang menyumbang dana secara transfer, akan ada data penarikan tunai di ATM  yang disebut sebagai arsip fisik dan dapat dijadikan sebagai bukti penarikan atau untuk membuat laporan keuangan (bila ada program kopdar dalam komunitas tsb.)

Atau tanda serah terima kwitansi dari komunitas kepada panti asuhan yang menerima bantuan. Nah kwitansi atau bukti-bukti tersebut bisa disimpan sebagai arsip dalam bentuk fisik (Arsip offline) atau bisa di scan untuk disimpan kedalam hardisk computer, flash disk, maupun Solid State Drive (SSD)

Dan satu hal lagi, penyimpanan arsip dalam bentuk dokumen offline (arsip fisik) dengan melakukan print-an juga dibutuhkan terhadap beberapa arsip. Karena akan sangat berguna dan lebih dibutuhkan apabila ada kegiatan kopdar atau rapat penting lainnya. Arsip dalam bentuk fisik (dokumen offline) akan lebih membantu dalam berdiskusi daripada terus- menerus melihat Handphone maupun layar Laptop (Yang menyimpan dokumen online).

Jadi memang ada beberapa orang yang lebih suka melihat dan membaca arsip dalam bentuk fisik ya Bunda Rina.

3. Ratna Zahara – Sumut

Pertanyaan:

Bagaimana sebaiknya metode pengarsipan yang efisien untuk setiap kegiatan. Apakah metodenya sama, atau ada pengelompokan pengarsipan berdasarkan jenis Kegiatan.

Jawaban:

Hai Mba Ratna

Sejauh ini metode Pengarsipan yang paling efisien menurut saya ada 2. Salah satunya adalah menggunakan:

Gdrive (Google Drive), meskipun pada kenyataannya Gdrive hanya memberikan ruang penyimpanan gratis sebesar 15 GB per user name. Kita dapat menambah kapasitas tentunya dengan membayar atau membeli storage. Namun sejauh ini apalagi yang berhubungan dengan kegiatan perkuliahan dan pengarsipan yang dilaksanakan di IIP. Gdrive mempunyai peran penting dalam membantu mengarsipkan data-data kegiatan kita.

Gdrive juga memberi keluasan bagi kita untuk memfolder dokumen berdasarkan jenis kegiatan. Hal ini tentu memudahkan kita dalam mencari dan menemukan file yang kita inginkan.

Yang kedua metode pengarsipan pada Blog. Blog menjadi salah satu media yang bisa membantu dalam mengarsipkan dokumen kita. 

Dengan adanya fungsi Label atau Tag pada blog, ini akan memudahkan kita menemukan arsip / dokumen kegiatan secara cepat.

Blog juga secara otomatis melakukan pengelompokan pengarsipan berdasarkan jenis-jenis dokumen atau kegiatan yang kita lakukan.

Kenapa saya katakan ini cukup efisien, karena adanya fungsi share link pada Blog juga memudahkan kita untuk membagi dokumen kepada media online lainnya yang salah satunya dapat di share secara langsung ke social media. Seperti facebook misalnya.

Tapi metode pengarsipan seperti ini dapat disepakati secara bersama-sama untuk melakukan penyeragaman dalam sebuah komunitas.

Seperti contoh ketika berada dikelas matrikulasi kemarin hampir semua anggota kelas menggunakan Gdrive sebagai media penyimpanan sekaligus memudahkan untuk penyetoran link yang open akses maupun private akses

Tapi setelah masuk ke kelas Bunda Sayang 90% kami diarahkan menggunakan blog sebagai media penyimpanan online dokumen kami.

3. Hilma Mutia – Sukabumi

Pertanyaan:

Kriteria apa saja jika suatu pengarsipan dikatakan sudah rapi dan baik

Jawaban:

Hai Mba Hilma

Menurut saya beberapa kriteria yang bisa menjadi acuan bahwa sebuah pengarsipan sudah dikatakan baik dan rapi adalah mempunyai ciri-ciri:

Mudah Ditemukan

Baik dalam melakukan penyimpanan, Penginputan maupun pencarian dokumen

Mudah dimengerti 

Dimengerti secara pribadi, maupun tim yang memang mempunyai keluasan untuk mengakses arsip/dokumen tersebut.

Kemudahan mengakses data/arsip/dokumen

Indeks yang fleksibel agar dapat mudah di modifikasi (pengeditan)

Hemat Tempat

Selain penyimpanan menggunakan media online, sebaiknya dokumen/arsip dapat disimpan dalam beberapa media elektronik seperti CD Writer, Hardisk, Flashdisk maupun Solid State Drive (SSD)

Adanya Hak Akses Arsip salah satunya seperti setting Privacy, untuk beberapa dokumen yang hanya boleh diakses oleh orang-orang tertentu. 

4. Anggita Aninditya P. P. – Jepang

Pertanyaan:

Apa saja kendala yang kerap terjadi saat pengarsipan (selain masalah teknis)? Bagaimana cara kita menyikapinya?

Jawaban:

Arigatou Mba Gita..

Dalam penyimpanan arsip secara online, hal yang menjadi kelemahan dan kendala antara lain adalah:

Adanya peluang manipulasi dari public yang bisa mengakses dokumen online (salah satunya duplikasi dokumen)

Terhapus nya data secara permanen dengan tidak sengaja

Cara menyikapi keduanya ya dengan peningkatan keamanan dengan melakukan kontrol akses dengan cara mengontrol folder atau dokumen apa saja yang bisa di akses publik, yang tidak hanya bisa mereka lihat, namun mereka dapat mengcopy, mengedit bahkan menghapus data. 

Dan untuk menghindari terhapusnya data secara permanen juga dapat dilakukan migrasi penyimpanan ke Media online dan media elektronik lain yang diinginkan 

5. Linda Dwihapsari – Lampung

Pertanyaan:

1. Jangka waktu berapa lama sebaiknya arsip masih kita simpan?

2. Bagaimana cara memperlakukan arsip yang sudah terlalu lama disimpan data?

Jawaban:

Hi Mba Linda, saya coba jawab ya

Masing-masing organisasi atau komunitas mempunyai berbagai gaya dan cara dalam memperlakukan, menyimpan dan menjaga arsip mereka. Termasuk kesepakatan bersama jangka waktu penyimpanan arsip yang sudah ditentukan oleh komunitas / Organisasi tersebut. Rata-rata penyimpanan arsip offline dalam perusahaa, organisasi atau komunitas adalah paling lama 10 tahun.

Bagi arsip offline biasanya ada tahap-tahap dalam mengelola arsip yaitu salah satunya ada tahap yang kita ketahui dinamakan Pemusnahan Arsip

Ini adalah Kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan  dengan ciri-ciri:

Sudah tidak memiliki nilai guna

Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang

Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

Namun Bagi Arsip Online dapat disimpan sejauh Storage penyimpanan masih memadai. Atau juga bisa di remove untuk mengosongkan space pada storage apabila dirasa Arsip tersebut juga sudah selesai masa kegunaannya.

Bisa juga dipindahkan ke Media elektronik seperti yang sudah saya jawab di pertanyaan-pertanyaan sebelumnya. Demikian semoga dapat dipahami penjelasan singkat saya. 

DISKUSI

Q:   Mbak ijin mw bertanya mengenai pengarsipan apa saja yg perlu kita persiapkan saat menjadi fasilitator? Dan metode pengarsipan mana yg dirasa paling efektif?  Atau sudah ada kesepakatan yg ada d iip khususnya? Ngapunten..

A:    Sejauh ini metode Pengarsipan yang paling efisien menurut kami ada 2. 

Salah satunya adalah menggunakan:

Gdrive (Google Drive), meskipun pada kenyataannya Gdrive hanya memberikan ruang penyimpanan gratis sebesar 15 GB per user name. Kita dapat menambah kapasitas tentunya dengan membayar atau membeli storage. Namun sejauh ini apalagi yang berhubungan dengan kegiatan perkuliahan dan pengarsipan yang dilaksanakan di IIP. Gdrive mempunyai peran penting dalam membantu mengarsipkan data-data kegiatan kita.

Gdrive juga memberi keluasan bagi kita untuk memfolder dokumen berdasarkan jenis kegiatan. Hal ini tentu memudahkan kita dalam mencari dan menemukan file yang kita inginkan.

Yang kedua metode pengarsipan pada Blog. Blog menjadi salah satu media yang bisa membantu dalam mengarsipkan dokumen kita.

Dengan adanya fungsi Label atau Tag pada blog, ini akan memudahkan kita menemukan arsip / dokumen kegiatan secara cepat.

Blog juga secara otomatis melakukan pengelompokan pengarsipan berdasarkan jenis-jenis dokumen atau kegiatan yang kita lakukan.

Kenapa saya katakan ini cukup efisien, karena adanya fungsi share link pada Blog juga memudahkan kita untuk membagi dokumen kepada media online lainnya yang salah satunya dapat di share secara langsung ke social media. Seperti facebook misalnya.

Tapi metode pengarsipan seperti ini dapat disepakati secara bersama-sama untuk melakukan penyeragaman dalam sebuah komunitas.

Seperti contoh ketika berada dikelas matrikulasi kemarin hampir semua anggota kelas menggunakan Gdrive sebagai media penyimpanan sekaligus memudahkan untuk penyetoran link yang open akses maupun private akses

Tapi setelah masuk ke kelas Bunda Sayang 90% kami diarahkan menggunakan blog sebagai media penyimpanan online dokumen kami.

Q:   ngapunten mbk. Mksd saya itu brrt nnti antara satu kelas dg kelas lain boleh berbeda sesuai kesepakatan kelas atw ada arahan khusus dr pusat?

A:  Kalau kesepakatan di IIP saya rasa belum ada ya... jadi masing2 fasilitator nantinya membuat kesepakatan sendiri seperti yang saya alami ketika berada dikelas matrikulasi dan kelas bunda sayang😀

Q:  Mungkin yg dimaksud mbak elsy, data2 apa saja yg boleh diakses publik dan mana2 saja yg confidental...

A:  Kalau dalam media online biasanya ada yang namanya hak akses arsip ya mba..

Jadi ada dokumen2 tertentu yang memang boleh di akses untuk umum/ publik, namun beberapa dokumen hanya bisa di lihat oleh tim tertentu.. 

Dokumen keuangan pun dapat di setting, baik secara private, only view, atau bisa menggunakan password

Q:   Kalau pakai konsep Pengendalian Rekaman ISO 9001:2008 dan konsep 5R bisa ndak ya?

A:  sejujurnya saya belum mendalami bagian ISO 9001:2008

Bisa saja mba, tapi lebih rigid, artinya pembahasannya lebih dalam. Dan itu juga bisanya ga gratis, biasa dipakai oleh perusahaan2 besar

namun pengendalian rekaman mutu atau catatan mutu adalah salah satu dari prosedur wajib dalam pengarsipan perusahaan, 

namun kembali lagi kepada kebutuhan perusahaan atau komunitas itu sendiri mba 🙏🏻

sepakat.. jadi biasanya untuk mendapat ISO saja perusahaan harus menjalani banyak prosedur.. namun perusahaan, komunitas atau organisasi pun bisa menyesuaikan dengan kebutuhan

konsep 5R, yaitu: Ringkas-Rapi-Resik-Rawat-Rajin, merupakan suatu program terstruktur yang secara sistematis menciptakan ruang kerja (workplace) yang bersih, teratur dan terawat dengan baik. ini mengadopsi dari cara kerja orang Jepang

dan konsep 5R saya rasa lebih cocok digunakan dalam komunitas offline